Wir sind ein junges Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen im Bereich Backoffice Management, Buchhaltung, Personalmanagement und Finanzplanung, das sich hauptsächlich auf die Bedürfnisse der Gastronomie spezialisiert hat.
Als Assistent unterstützt du in administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben und trägst direkt zur effizienten und effektiven Arbeitsweise des Managements bei.
Die Position umfasst die folgenden Aufgaben:
- Allgemeine Büroorganisation: Sie sind verantwortlich für die Organisation und Koordination von Büroabläufen, Postbearbeitung, E-Mail-Verwaltung, Telefonzentrale und Büromaterialverwaltung. Sie sorgen dafür, dass das Büro ordentlich und gut organisiert ist.
- Kommunikation und Korrespondenz: Sie übernehmen einen Teil der Geschäftskorrespondenz, sowohl schriftlich als auch mündlich, und sind Ansprechpartner/in für interne und externe Kommunikation mit Mandanten und Kunden. Sie nehmen Anrufe entgegen, beantworten E-Mails und verwalten die Post.
- Dokumentenmanagement: Sie unterstützenbei administrativen Aufgaben wie Datenverwaltung, Dokumentenerstellung und -bearbeitung, Erstellung von Berichten, Verwaltung von Akten und Unterlagen sowie präzise Dokumentenablage und -verwaltung.
- Recherche und Analyse: Sie führen Recherchen zu verschiedenen Themen durch und erstellen Berichte und Zusammenfassungen. Sie unterstützen bei der Datenaufbereitung und -analyse für Entscheidungsfindungen und Berichterstattung.
- Projektunterstützung: Sie unterstützen die Geschäftsführung bei der Umsetzung von Projekten, indem Sie die erforderlichen Ressourcen, Informationen und Unterlagen bereitstellen, den Projektfortschritt überwachen und Berichte erstellen.
- Vertraulichkeit und Datenschutz: Sie handhaben vertrauliche Informationen und Geschäftsgeheimnisse mit höchster Vertraulichkeit und sorgen für die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und -verfahren.
Der/die ideale Kandidat/in verfügt über:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistent oder in der Unterstützung von Führungskräften
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten mit hoher Aufmerksamkeit für Details
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich
- Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Fähigkeit zur eigenständigen Priorisierung von Aufgaben und selbstbestimmtem Arbeiten
- Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Freundliches und professionelles Auftreten im Umgang mit Mandanten und Kunden
- Teamfähigkeit und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
